Le Poste
Rattaché(e) au Directeur Administratif Financier vous aurez pour missions :
Supply Chain (80%)
Approvisionnement
1. Sous la supervision de votre supérieur hiérarchique, gérer le système d'approvisionnement et de logistique des stocks produits en mettant l'accent sur l'amélioration constante de l'efficacité, de la responsabilisation et de l'optimisation des ressources
2. Assurer que tous les achats sont conformes à la politique d'approvisionnement et aux exigences d'audit ainsi qu'aux exigences des donateurs, le cas échéant
3. Créer et envoyer des devis au niveau régional, des factures pro-forma, des factures, des commandes et des communications générales selon les besoins des équipes pays. Assurer que toute la documentation est classée et archivée en cas d’audit
4. Assurer que les fournisseurs et les équipes pays ou autres clients sont tenus informés de l’état d’avancement de chaque commande
5. Assurer que l'entreprise et les fournisseurs exécutent leurs obligations à temps conformément aux contrats
6. Assurer que les commandes livrées aux équipes pays ou aux autres clients répondent aux exigences et spécifications du client ainsi qu’aux obligations contractuelles envers ces clients
7. Assister les équipes-pays et les autres clients afin de respecter les exigences d'importation (par exemple, documents d'expédition, autorisations d'importation, inspection avant et après expédition) afin d’assurer la rapidité et la rentabilité de chaque commande
8. Travailler en étroite collaboration avec les distributeurs régionaux pour s'assurer que les commandes des distributeurs sont passées et livrées à temps, et que les volumes de commandes sont appropriés
9. Assurer la facturation correcte de ses clients et la réception à temps des paiements des clients / assurer en interne que les paiements aux fournisseurs soient conformes aux conditions convenues
10. Si nécessaire, organiser directement le transport et / ou l'importation des commandes
11. Créer et maintenir des prévisions d'approvisionnement régionales basées sur les niveaux de stock et les ventes et les partager avec les fournisseurs pour les aider à planifier les calendriers de production, et avec les équipes , aider à la budgétisation et la gestion de la trésorerie
12. Sous-traiter des tests de qualité produits si nécessaire
13. Assurer que le processus d'achat est entièrement transparent et que des contrôles adéquats sont mis en place pour prévenir toute forme de corruption
Gestion du stock produit et logistique
1. Travailler en étroite collaboration avec les équipes pays pour gérer de manière efficace et rentable les expéditions entre les pays de la région.
2. Si nécessaire, créer et gérer des solutions logistiques régionales pour le stockage et le transfert de produits entre les pays
3. Si nécessaire, effectuer un inventaire physique et analyser stock physique/théorique
4. Surveiller les niveaux de stock et la consommation des équipes pays et des autres clients, et mettre en place des alertes pour toute nouvelles commandes afin d’éviter des ruptures de stock
5. Assister les équipes pays à: s'assurer que le stock est entreposé correctement et en toute sécurité tout au long de la chaîne d'approvisionnement, que le suivi de stock est correctement assuré et que les registres de stock sont complets, exacts et à jour.
Forecast et Reporting
1. Assister les équipes pays à établir leur forecast au moins un an à l'avance pour veiller à ce qu'un budget suffisant soit disponible pour les achats
2. Recevoir des rapports mensuels des équipes pays et d'autres clients et vérifier ces rapports pour s'assurer que les ventes unitaires (volume), le cash et sorties de stock sont en phases. Suivre et corriger si nécessaire.
3. Préparer des rapports mensuels sur les ventes produites et les achats, tel que requis par votre supérieur hiérarchique
Procurement (20%)
1. Gestion des appels d’offres marketing régionaux ATL (Above The Line) & BTL (Below The Line), end to end process owner: formalisation du besoin interne, de l’appel d’offre, réception offres, centralisation et comparatif, jusqu’à l’identification du prestataire final et redaction du contrat.
En général
1. Assurer que toutes les parties prenantes internes et externes, y compris les membres de l'équipe, les fournisseurs, les transporteurs, les partenaires, reçoivent des informations et retours d’information à jour. Informer immédiatement les intervenants des contretemps ou retards qui pourraient affecter leur rendement
2. Travailler en étroite collaboration avec les autres équipes pour identifier et agir sur les opportunités afin de mieux servir leurs besoins
3. Examiner les dépenses d'approvisionnement et de logistique et mettre en évidence des stratégies pour réduire les coûts
4. Surveiller le marché pour tirer parti des nouveaux développements et des technologies susceptibles d'améliorer l'efficacité et la rentabilité de l'entreprise.
5.
Se conformer à toutes les politiques et procédures
6. Toute autre tâche raisonnablement assignée par votre supérieur hiérarchique.
RMO Sénégal