Le Poste
Le/la Assistant(e) Administrative et comptable est responsable des activités suivantes :
§ Le fonctionnement du
secrétariat de façon autonome ;
§ Appui à la gestion
administrative et logistique du projet ;
§ Gestion de la caisse ;
§ Classement et archivage des documents
du projet conformément aux règles de la GIZ ;
§ Appui aux experts nationaux
et internationaux dans leurs fonctions administratives
Vos Attributions sont les
suivantes :
1. Services de secrétariat
§ Répondre au téléphone et
transférer les appels et les messages ;
§ Enregistrer, documenter et organiser
régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages
électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement, etc.) ;
§ Photocopier et numériser les
documents en fonction des besoins ;
§ Aider à la mise en place et à
l’entretien d’un système d’archivage et de classement ;
§ Gérer tout le planning des
déplacements ;
§ Contribuer à la préparation
de programmes de visite pour visiteurs/visiteuses ;
§ Aider dans l’organisation
d’évènements (réunions, séminaires, formations, etc.) et à la documentation requise
(PV, compte-rendu, autres) ;
§ Gérer les réservations
d’hôtels, salles de conférence, transport du matériel, autres
2. Tâches comptables, administratives et
organisationnelles
§ Tenir la caisse selon les
règles GIZ ;
§ Assurer la gestion comptable
(Cash Book) du programme (gestion des pièces justificatives, le contrôle des
dépenses et leurs concordances avec les livres et documents comptables) et
remettre les clôtures au Chargé Admin et Finance ;
§ Aider dans le suivi administratif
des contrats ;
§ Suivi des achats et remise du
matériel selon les règles de la GIZ en collaboration avec le Chargé Admin
Finance et le service « achat et logistique » du bureau GIZ ;
§ Aider dans la gestion des
équipements (inventaire, onsite Asset) ;
§ Traitement de frais de
mission et leurs décomptes ;
§ Suivre les carnets de bord
des véhicules du projet et des consommations carburantes ;
§ Coordonner la gestion des
mouvements de véhicules avec le personnel auxiliaire du projet (chauffeurs) ;
§ Coordonner le travail du
personnel auxiliaire du projet (agent d’entretien) ;
§ Gérer le stock des
consommable.