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Expert (e) Administration et Finances (H/F) - CDD - Réception candidature  -  expire le 04/08/2021


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Le Poste

Le/ la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

  • Assure la gestion financière prévisionnelle, supervision et comptabilité du projet conformément aux procédures standard de la GIZ ;
  • Contrôle, pilote et assure la fourniture de prestations économiquement rentable de la part de ses subordonnés ;
  • Gestion et suivi de tous les contrats y inclus de toutes les procédures d’achats
  • Classement des documents administratives et financiers du projet conformément aux règles de classement de la GIZ ;

§  Entrées et sorties d’argent de la banque ;

  • Appui aux experts nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives

1.     Gestion Financière

  • Préparer avec le chef de projet le budget prévisionnel du programme (annuel, trimestriel et mensuel) ;
  • Diriger la gestion des budgets et appels de fonds ;

§  Superviser le suivi des dépenses au regard du budget et préparer mensuellement l’analyse des dépenses (contrôle du budget) ;

  • Piloter et surveiller mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ;
  • Assumer la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse, les comptes bancaires, le traitement et la saisie des justificatifs, autres ;

§  Vérifier que les justificatifs/reçus remis par les projets sont complets et que l’imputation aux unités de gestion/catégories de charges est correcte, et procède aux corrections nécessaires ;

  • Procéder à des contrôles sans préavis des livres de caisse et de banque ;
  • Vérifier les demandes de retrait de fonds de fonctionnement avant validation ;
  • Aider à la gestion des dettes et des créances ;

§  Vérifier les décomptes de frais de voyage des collaborateurs/collaboratrices avant la présentation pour signature au supérieur hiérarchique ;

  • Assurer une coordination efficace avec les responsables des finances du bureau pays GIZ et la responsable de finances du programme global en Allemagne ;
  • Fournir des conseils concernant les affaires financières liées aux projets ;
  • Procéder au contrôle interne selon le manuel de la GIZ relatif au contrôle interne ;
  • Suivi financier des contrats et achats (Obligos et Coûts dans SAP et fichier de suivi interne) ;
  • Assurer le suivi de la trésorerie du programme (Contrôle du FIMO) ;
  • Assurer les appels de fonds du programme auprès du bureau (PFMA) ;
  • Appui aux missions d’audit et de contrôles internes (IK – Fiche de contrôle C) ;
  • Assurer le suivi des fiches de contrôles A et le suivi des fiches d´erreurs mensuelles

2.     Gestion administrative

  • Préparer et gérer les demandes d’appels d’offres et de passation de contrats de services, l’achat de matériels, fourniture de bureau et équipements ;
  • Participer au processus de passation de marché au niveau du programme (ouverture et analyse d´offres) ;
  • Se concerter avec le bureau pays GIZ sur la forme de la mise à disposition des prestations ;
  • Gérer et superviser le classement et archivage de documents dans des dossiers papier et/ou DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
  • Assurer le suivi mensuel des entretiens, des consommations en carburant et des carnets des bord des véhicules ;
  • Assurer le suivi des contrats et achats à l´aide d´un tableau de bord ;
  • Participer à l´inventaire avec Onsite Asset 

3.     Gestion comptable

  • Superviser et vérifier à la comptabilité de projet ;

§  Tenir le livre de banque du projet conformément aux règles de la GIZ ;

§  Préparer tous les paiements par la banque (chèque, virement bancaire en ligne, etc.)

§  Effectuer toutes les fins de mois le rapprochement bancaire ;

§  Vérifier la totalité des justificatifs (banque et caisse) avant validation par le chef de projet pour transmission au bureau pays ;

§  Être responsable de la vérification de factures (achats, contrats, financements) avant paiement et en atteste l´exactitude ;

§  Assurer le suivi mensuel consolidé des créances et dettes du programme à l´aide de SAP et du tableau de suivi interne du programme ;

§  Assurer la vérification préliminaire des décomptes de mission à transmettre au bureau pays pour traitement ;

§  Procéder aux contrôles de caisse avant la clôture mensuelle ;

§  Coordonner et appuyer l’assistant administratif ;

§  Assurer l´implémentation des recommandations faites par le comptable du bureau pays ;

§  Rendre compte immédiatement au chef de projet de tous les problèmes liés à la comptabilité et au respect des règles ;

§  Rendre compte immédiatement de tous les problèmes liés à l’administration financière et au respect des règles ;

Être responsable du classement conformément aux règles de la GIZ 

Profil du Candidat

Titulaire d’un BAC+4 en comptabilité /finances/économie/gestion, d’au moins 5 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire et d’une expérience dans une ONG internationale/ coopération internationale/ agence de développement organisation internationales serait un sérieux atout.
Avoir d’excellente connaissance des programmes de comptabilité assistée par ordinateur ; une excellente connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information ainsi que des applications informatiques (MS Office, Cashbook, Excel, SAP, Outlook, autres) ; effectuer le traitement confidentiel des données et informations.
Posséder une expérience de travail avec la GIZ et autres agences de développement international serait un atout ; avoir des capacités de résolution des problèmes ; la capacité de travailler de façon autonome, de respecter les délais, de prendre l’initiative ; une capacité de travailler en équipe et dans un environnement multiculturel ;
Il est souhaitable d’être doté d’excellentes capacités de communication orale et écrite en français, une bonne connaissance de l’anglais ; de connaissances en allemand.

Le Dépôt de Candidature, la Phase de Sélection, les Evaluations et l'Embauche sont TOTALEMENT GRATUITS pour le candidat
Critères Client
Niveau d'Etudes : Bac+4
Années d'Expérience : 3-5 an(s)

Autres Informations

Filiale RMO :   RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre : #606190
Secteur d'Activité : Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction : Expert (e) Administration et Finances
Type de Contrat : CDD
Localisation : Abidjan  -    Côte d'Ivoire
Rémunération : Salaire fixe
Postes Disponibles : 1 poste(s)