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Assistant Administratif et Caissier (H/F) - CDD - Réception candidature  -  expire le 03/10/2021


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Le Poste

Le/la titulaire du poste est responsable du fonctionnement du secrétariat. A cet effet, il ou elle aura à charge l'écriture des ordres de mission, la gestion de la caisse conformément aux procédures standards de la GIZ (Entrées et sorties de la caisse). Vous serez également responsable de la logistique du bureau de Bouna tout en appuyant l’équipe pour l’établissement des décomptes de mission, transmettre les demandes d’achat de billet à PROFIAB Abidjan, gérer le stock de fournitures du bureau de Bouna et organiser la logistique des ateliers et payer les participants.
D'autre part, au niveau de la caisse, vous devrez vous assurer de la recevabilité des Pièces comptables avant tout paiement, d'effectuer tous les jours le rapprochement entre la caisse physique et le Cashbook : billetage, faire quotidiennement la saisie des pièces comptables dans le Cashbook, réaliser la correction des pièces avant transmission des classeurs au bureau pour la saisie WINPACCS. Vous serez responsable de vos comptes et vous devrez impérativement prévenir tout en expliquant au Coordonnateur des excédents ou déficits en espèce.
D'autre part, la triple casquette au niveau administratif, nécessaire sur le poste exige de veiller au bon fonctionnement du secrétariat (répondre au téléphone, gérer les courriers entrants & sortants, courriers/invitations des partenaires et autres à des rencontres/ateliers, le planning des experts, accueil des visiteurs au bureau de Bouna & assistance, appui à tous les experts, distribution des gadgets de fin d’année, etc…). Vous devrez :
Veiller au confort des visiteurs, partenaires, collaborateurs/collaboratrices de projet et consultants qui arrivent au bureau de PROFIAB Bouna ; 
Orienter les visiteurs vers les différents services
Assurer la ventilation des informations données par la Coordination à toute l’équipe du bureau de Bouna
Envoyer un message à l’assistante du bureau PROFIAB Abidjan pour lancer la procédure d’achat de billet d’avion.
Soutenir les missions à Bouna en organisant l’accueil des collègues et visiteurs, leur déplacement pendant leur mission et les réservations d’hôtel.
Transmettre les documents de caisse au comptable Abidjan par mail pour la signature de la hiérarchie en cas de besoin
Informer le chargé de la sécurité de la GIZ de toute mission sur le terrain
Transmettre le planning de mission hebdomadaire du bureau de Bouna à l’équipe PROFIAB
Etablir les ordres de mission en fonction de la disponibilité des chauffeurs et des véhicules, et classe une copie de l’ordre de mission pour un meilleur suivi
Aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers sous sa responsabilité conformément aux règles de classement de la GIZ et traite les informations de manière confidentielle, 
Classer les dossiers papiers (classeurs) et fichiers (PC et/ou DMS) sous sa responsabilité conformément aux règles de classement de la GIZ
Enfin, vous aurez à charge le suivi des moyens financiers et logistiques:
Assurer la gestion du stock de fournitures de bureau de Bouna,
Assurer la gestion et le suivi des véhicules du parc auto de Bouna (programmation des chauffeurs pour les différents déplacements, suivi des entretiens réparations des différents véhicules, etc..),
Tenir un tableau Excèl de suivi des dépenses mensuelles pour chaque véhicule 
Vérifier et cosigne les carnets de bord des véhicules / différents déplacements, classe les doubles des fiches de bord (blanches) après vérification.
Transmettre une copie des fiches de bord à l’AAC pour vérification et établissement des notes de débit, et inscrire les numéros winpaccs sur les fiches de bord dès réception de la preuve du paiement 
Gérer les demandes de réparation des véhicules 
Suivre et faire un point mensuel des équipements achetés pour chaque véhicule
Suivre et faire un point mensuel des pièces de rechanges des véhicules
Organiser la logistique des ateliers sur la base du budget validé transmis par l’AAC et les TDRs reçus des experts (Hébergement, location de salles et traiteur ; etc…) 
Faire le paiement des participants pendant les ateliers
Etablir un rapport mensuel de l’utilisation du stock de fournitures de bureau 
Appuyer l’équipe pour les décomptes de frais de mission du staff national et établir les décomptes de mission des partenaires, 
Procéder à toutes les corrections relevées sur les pièces comptables / Caisse



Profil du Candidat

Titulaire d’un BTS en Secrétariat et/ou comptabilité, certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau, vous bénéficiez d’une expérience d’au moins (deux) 2 ans d’expérience à un poste similaire. Il ou elle doit avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que le téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office).

À ce titre, vous devez avoir de bonnes capacités de gestion et d’organisation, des attitudes centrées sur les clients et les services. De plus, il est souhaitable d’avoir une très bonne connaissance de la langue française, des connaissances en anglais et allemand.
Le Dépôt de Candidature, la Phase de Sélection, les Evaluations et l'Embauche sont TOTALEMENT GRATUITS pour le candidat
Critères Client
Niveau d'Etudes : Bac+2
Années d'Expérience : 3-5 an(s)
Informatique : Word - Excel - PowerPoint
Langues : Anglais - Allemand - Français
Secteur d'Activité : Organisations internationales

Autres Informations

Filiale RMO :   RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre : #326242
Secteur d'Activité : Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction : Assistant Administratif et Caissier
Type de Contrat : CDD
Localisation : Bouna  -    Côte d'Ivoire
Rémunération : Salaire fixe
Postes Disponibles : 1 poste(s)