Le Poste

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

1.    Réception et secrétariat

A cet effet, il/elle est chargé(e) de : 

• Répondre au téléphone, traiter reprendre ou transférer les appels et les messages,
• Enregistrer, documenter et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement)
• Maintenir l´annuaire téléphonique du projet,
• Maintenir la cascade téléphonique du projet,
• Assurer les remises de chèques aux prestataires externes contre décharge,
• assurer l'accueil des visiteurs et visiteuses, attitude polie et prévenante,
• Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet et avec le Bureau,
• Photocopier et numériser les documents en fonction des besoins,
• Aider à la mise en place et à l’entretien d’un système de rangement et de classement des dossiers pour le projet, traite les informations de manière confidentielle et intègre, en particulier dans les domaines des ressources humaines et des finances,
• Prendre des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence,
• Soutenir la préparation de programmes de visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses ,
• Participer aux réunions (d’équipe/ateliers internes et externes) leur documentation,
• Faire la préparation de correspondances pour le Chef de projet et le RAF (Responsable Administratif et Financier.
• Assurer le traitement de textes et des tableurs sous MS Office
• Apporter son appui à l´organisation des réunions et séminaires. 

2.     Logistique

 vous serez chargé de :

• la Gestion des courses des Chauffeurs avec l´appui de EAF (expert en Administration et Finances),
• Assurer l'appui à la gestion logistique du bâtiment (réparations, entretiens, aménagements) en collaboration avec l´expert en Administration et Finances,
• Faire le contrôle des Carnets de Bords de véhicules et consommations en collaboration avec EAF,
• Assurer la gestion des réservations de Salle,
• Faire le suivi du groupe électrogène,
• Effectuer le suivi des recharges et mises à disposition des Flybox Internet,
• Assurer l'Organisation Administrative des Missions des Collaborateurs du Projet en collaboration avec les AAC (Assistants Administratifs et Comptables).

Profil du Candidat

Titulaire d’un BTS Secrétariat, gestion administrative et/ou comptabilité ou certificat / diplôme similaire. Vous justifiez d’un (01) an d´expérience professionnelle à un poste similaire. Vous devez avoir une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants : téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (MS Office, Outlook) ; avoir une très bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) du français ; des connaissances en anglais et/ ou Allemand seraient un atout. Il est également souhaitable que vous ayez une excellente capacité de gestion, bonne organisation, rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion et une capacité à travailler dans un environnement multiculturel.

Autres Informations

Filiale RMO :	RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre :	#954728
Secteur d'Activité :	Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction :	réceptionniste (F/H)
Type de Contrat :	CDD
Localisation :	Abidjan  -    Côte d'Ivoire
Rémunération :	Salaire fixe
Postes Disponibles :	1 poste(s)