Le Poste
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
Assure la gestion financière prévisionnelle, supervision de la comptabilité du projet INA-Hub ProAgrichains conformément aux procédures standard de la GIZ ;
Au besoin assure la gestion financière et la supervision de la comptabilité d’un deuxième projet cofinancé par l’Union Européenne et le Ministère Fédéral Allemand de la Coopération Economique et du Développement ;
Contrôle, pilote et assure la fourniture de prestations économiquement rentables ;
Assure la gestion et le suivi de tous les contrats y inclus de toutes les procédures d’achats ;
Supervise le classement des documents administratifs et financiers du/des projet.s conformément aux règles de classement de la GIZ ;
Contrôle les entrées et sorties d’argent de la banque ;
Apporte un appui aux experts nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives.
De plus vous aurez à charge :
La Gestion Financière
Préparer avec le chef de projet le budget prévisionnel du/des projet.s (annuel, trimestriel et mensuel) ;
Gérer les budgets et les appels de fonds ;
Superviser le suivi des dépenses au regard des budgets et préparer mensuellement l’analyse des dépenses (contrôle du budget) ;
Piloter et surveiller mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ;
Assumer la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse, les comptes bancaires, le traitement et la saisie des justificatifs, autres ;
Vérifier et processing des justificatifs/reçus
Procéder à des contrôles sans préavis des livres de caisse et de banque ;
Vérifier les demandes de retrait de fonds de fonctionnement avant validation ;
Aider à la gestion des dettes et des créances ;
Vérifier les décomptes de frais de voyage des collaborateurs/collaboratrices avant la présentation pour signature au supérieur hiérarchique ;
Assurer une coordination efficace avec les responsables des finances du bureau pays GIZ
Fournir des conseils concernant les affaires financières liées aux projets ;
Suivi financier des contrats et achats (Obligos et Coûts dans SAP et fichier de suivi interne) ;
Assurer le suivi de la trésorerie du programme
Assurer les appels de fonds du programme auprès du bureau (
Appui aux missions d’audit et de contrôles internes
Assurer le suivi des fiches de contrôles et le suivi des fiches d´erreurs mensuelles.
La Gestion administrative
Préparer et gérer les demandes d’appels d’offres et de passation de contrats de services, l’achat de matériels, fourniture de bureau et équipements ;
Participer au processus de passation de marché au niveau du programme (ouverture et analyse d´offres) ;
Se concerter avec le bureau pays GIZ sur la forme de la mise à disposition des prestations ;
Superviser le classement et l’archivage de documents dans des dossiers papier et/ou DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
Assurer le suivi mensuel des entretiens, des consommations en carburant et des carnets des bord des véhicules ;
Assurer le suivi des contrats et achats à l’aide d´un tableau de bord ;
Participer à l´inventaire avec Onsite Asset.
La Gestion comptable
Superviser et vérifier la comptabilité du/des projet.s ;
Préparer tous les paiements par la banque (chèque, virement bancaire en ligne, etc.)
Effectuer toutes les fins de mois le rapprochement bancaire ;
Vérifier la totalité des justificatifs (banque et caisse) avant validation par le chef de projet pour transmission au bureau pays ;
Assurer la vérification de factures (achats, contrats, financements) avant paiement et en attester l´exactitude ;
Assurer le suivi mensuel consolidé des créances et dettes du programme à l´aide de SAP et du tableau de suivi interne du programme ;
Assurer la vérification préliminaire des décomptes de mission à transmettre au bureau pays pour traitement ;
Procéder aux contrôles de caisse avant la clôture mensuelle ;
Superviser l’assistant.e administration et finance ;
Mettre en œuvre les recommandations faites par le comptable du bureau pays ;
Rendre compte immédiatement au chef de projet de tout problème lié à la comptabilité et au respect des règles ;
Rendre compte immédiatement de tout problème lié à l’administration financière et au respect des règles ;
Superviser le classement des documents comptables conformément aux règles de la GIZ ;
RMO Côte d'Ivoire