A. Domaine de responsabilité

1) Processus administratifs divers dans le domaine des achats/approvisionnement

2) Appui à la Gestion des Achats locaux

3) Appui à la Gestion des Contrats locaux

 

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :

B. Attributions

Tâches principales

 Assurer la conduite correcte des processus d’acquisition de biens en conformité avec les règles et procédures en vigueur ; 

 Elaborer les bons de commandes et assurer la fourniture du bien, la réception par le demandeur et la réception de la liasse comptable par la comptabilité

 Assurer l’archivage électronique et physique de tous les dossiers d’acquisition de biens. 

 Elaborer les termes de références pour les activités d’évènementiel et appuyer l’expert Achats et Contrats dans le processus de passation de marché et de contractualisation. 

 Appuyer dans le suivi des créances et Obligos, et à la tenue du dossier de suivi des créances et obligos ;

 Assurer l’intérim du Junior expert Achat Contrat en cas d’absence

1- Gestion Achats/approvisionnements

Le/la titulaire du poste :

 conformément aux règles de la GIZ apporte son appui aux achats d’équipements sur place, à la mise en concurrence et à l’exécution des commandes ;

 assure la maintenance des données relatives aux approvisionnements et aux appels d’offres ;

 aide à la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations ;

 aide au transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination ;

 documente et classe les commandes closes en bonne et due forme dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.

2- Gestion des Achats locaux

Le/la titulaire du poste :

 Assiste dans la préparation des demandes d´achats au niveau du projet et aux études de marché le cas échéant ; 

 Assiste dans le suivi des achats/ tenue de tableau de bord ;

 Assiste dans le processus de mise en concurrence ; 

 Assiste dans le classement physique et électronique des documents d’achats ;

 Aide à la vérification de factures et autres justificatifs comptables. 

3- Gestion des Contrats Locaux 

 Assiste dans la préparation des demandes de contrat au niveau du projet et procédures connexes ;

 Aide au suivi des Contrats locaux et Subventions locales ; 

 Appuie les conseillers techniques dans la préparation des subventions locales ;

 Appuie en amont dans la vérification des dossiers de demande de contrats ; 

 Participe à la documentation des factures de consultants parvenues au bureau ;

 Aide à la vérification de factures et autres justificatifs comptables ;

Qualification

 BAC + 2/3 ; Diplôme universitaires en sciences de gestion/gestions des entreprises/ droit / achats ou gestion des contrats/ ou diplôme équivalent.

Expérience professionnelle

• Au moins Expérience cumulée d’au moins 2 ans

• Au moins 1 an d’expérience professionnelle à un poste similaire (achats / contrats). 

• Expérience avec ONG internationales/ organisme de coopération/ Financement publique 

Autres connaissances/compétences

• Bonne connaissance des procédures de passation de marché en général (spécialement de la GIZ)

• Bonne connaissance des règles de la GIZ en matière de vérification de factures de paiement et de comptabilisation en général (spécialement de la GIZ)

• Bonne connaissance des règles d’archivage physique et Electronique des documents de la GIZ en matière de passation de marché en général (spécialement de la GIZ)

• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des applications informatiques (telles que MS Office ; Outlook)

• Très bonnes connaissances en français, la connaissance de l’anglais serait un atout.

• Intégrité

• Discrétion, disponibilité, courtoisie et bonne organisation