Le Poste
Le/la titulaire du poste est responsable de :
§
Assistance à la gestion des tâches administratives ;
§
Appui logistique pour le
suivi des carnets de bords des véhicules ; consommation mensuelle des
véhicules, veuille à la conformité des véhicules et de leur mouvement aux
exigences de l’UE.
§
Tenue á jour de l’inventaire du partenaire conforme aux
exigences de l’UE et de la GIZ (archivage physique, Electronique avec Onsite
Asset, Inventaire par bureau, Inventaire Physique annuel),
§
Déclaration mensuelle des
TVA non récupérées par les fournisseurs du projet au service des impôts.
§
Assurance qualité de l’organisation logistique des ateliers,
formations, et autres activités de communication sur le projet (Liste de
présences, tableaux et valises ZOOP, organisation des pauses, transports aller
- retour des participants)
§
Intendance des bureaux (entretiens périodiques et diverses
réparations)
§
Tenue à jour du répertoire des prestataires du projet,
actualisation mensuelle
§
Intérim de l´assistant logistique et comptable pendant ses
absences
§
Etablit les termes de références pour les activités
évènementielles pour transmission à l’expert Achat Contrat.
§ Archivage physique et électronique de tous les dossiers traités suivant les exigences de l’UE et de la GIZ
1. Gestion de la flotte automobile
- Organise et gère les mouvements des véhicules
et des chauffeurs du volet l’UE
- Fait un tableau récapitulatif des heures supplémentaires des
chauffeurs afin d’assurer une bonne rotation des déplacements
- Vérifie les carnets de bord des véhicules /
différents déplacements,
- Etablit les rapports mensuels de consommation du carburant par
véhicule
- Etablit les rapports trimestriels et annuels de la consommation au 100 par véhicule
2. Tâches liées à l’inventaire du matériel
Le/la titulaire du poste
- Tient l’inventaire du matériel
- Actualise régulièrement le liste d’inventaire dans Onsite Asset
- Sur la base de la liste de l’inventaire, vérifie & codifie le
matériel
- Organise les entretiens du matériel et des équipements du programme
- Organise et suit les remises provisoire et définitives de matériels
aux partenaires et aux collègues.
- Assure la récupération de tout le matériel en fin de contrat du
personnel et des partenaires.
- Assure une documentation selon les exigences de la GIZ
3. Autres attributions
Le/la titulaire du poste
- Organise la logistique de tous les évènements et ateliers.
- Assume d’autres activités et tâches sur instructions de ses superviseurs techniques et de son supérieur hiérarchique.