Le Poste
A.
Domaine de
responsabilité
Le
gouvernement allemand à travers le Ministère Fédéral Allemand de la Coopération
économique et du Développement s’est engagé à soutenir les initiatives durables
des entreprises privées. L’instrument de cet engagement est le programme
develoPPP.
L’une des composantes du programme fait partie de l’Initiative Spéciale Formation et Emploi. L’objectif de cette initiative est de créer, en coopération avec les entreprises, des emplois et formations de qualité dans ses huit pays partenaires actuels, dont la Côte d’Ivoire. Elle est, entre autres, mise en œuvre par la GIZ.
C’est
dans ce cadre que le bureau de la GIZ en Côte d’Ivoire recrute un.e expert.e en
administration et gestion financière.
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
B. Attributions
1. Gestion financière
- Préparer avec le chef de
projet le budget prévisionnel du/des projet.s (annuel, trimestriel et
mensuel)
- Gérer les budgets et les
appels de fonds
- Superviser le suivi des
dépenses au regard des budgets et préparer mensuellement l’analyse
des dépenses (contrôle du budget)
- Piloter et surveiller
mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ;
- Assumer la responsabilité
de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements de
fonds, la tenue du livre de caisse, les comptes bancaires, le traitement
et la saisie des justificatifs, autres ;
- Procéder à des contrôles
sans préavis des livres de caisse et de banque ;
- Vérifier les demandes de
retrait de fonds de fonctionnement avant validation ;
- Aider à la gestion des
dettes et des créances ;
- Vérifier les décomptes de
frais de voyage des collaborateurs/collaboratrices avant la présentation
pour signature au supérieur hiérarchique ;
- Assurer une coordination
efficace avec les responsables des finances du bureau pays GIZ et les
responsables de finances du programme global en Allemagne ;
- Fournir des conseils
concernant les affaires financières liées aux projets ;
- Procéder au contrôle
interne selon le manuel de la GIZ relatif au contrôle interne ;
- Suivi financier des
contrats et achats (Obligos et Coûts dans SAP et fichier de suivi
interne) ;
- Assurer le suivi de la
trésorerie du programme (Contrôle du FIMO) ;
- Diriger la gestion
des accréditifs et aider à remettre aux projets les fonds qui leur sont
alloués
- Appui aux missions
d’audit et de contrôles internes (IK – Fiche de contrôle C) ;
- Assurer le suivi des
fiches de contrôles A et le suivi des fiches d´erreurs mensuelles.
- Contribuer à la gestion des connaissances par la diffusion et la documentation des savoirs, des expériences et des acquis
2. Gestion comptable
·
Exécuter les tâches de comptabilité à l’aide du logiciel de comptabilité
WINPACCS et préparer les clôtures journalières / mensuelles et les états
de rapprochement bancaire
·
Superviser et
vérifier la comptabilité du/des projet.s ;
·
Tenir le
livre de banque du/des projet.s conformément aux règles de la GIZ ;
·
Préparer tous
les paiements par la banque (chèque, virement bancaire en ligne, etc.)
·
Vérifier la
totalité des justificatifs (banque et caisse) avant validation par le chef de
projet pour transmission au bureau pays ;
·
Assurer la
vérification de factures (achats, contrats, financements) avant paiement et en
attester l´exactitude ;
·
Vérifier que
les justificatifs/reçus sont complets et que l’imputation aux unités de
gestion/catégories de charges est correcte ; au besoin procéder aux
corrections nécessaires ;
·
Assurer le
suivi mensuel consolidé des créances et dettes du programme à l´aide de SAP et
du tableau de suivi interne du programme ;
·
Assurer la
vérification préliminaire des décomptes de mission à transmettre au bureau pays
pour traitement ;
·
Procéder aux
contrôles de caisse avant la clôture mensuelle ;
·
Superviser le.la
chargé.e de dossiers administratifs et comptables ;
·
Mettre en
œuvre les recommandations faites par le comptable du bureau pays ;
·
Rendre compte
immédiatement au chef de projet de tout problème lié à la comptabilité et au
respect des règles ;
·
Rendre compte
immédiatement de tout problème lié à l’administration financière et au respect
des règles ;
·
Superviser le
classement des documents comptables conformément aux règles de la GIZ ;
· Assurer le suivi et l’actualisation des données de base dans le cloud de WINPACCS
3. Gestion administrative
- Préparer et gérer les demandes
d’appels d’offres et de passation de contrats de services, l’achat de
matériels, fourniture de bureau et équipements ;
- Participer au processus
de passation de marché au niveau du programme (ouverture et analyse
d´offres) ;
- Se concerter avec le bureau
pays GIZ sur la forme de la mise à disposition des prestations ;
- Superviser le classement
et l’archivage de documents dans des dossiers papier et/ou DMS
conformément aux règles de classement de la GIZ ;
- Assurer le suivi mensuel
des entretiens, des consommations en carburant et des carnets des bord des
véhicules ;
- Assurer le suivi des
contrats et achats à l’aide d´un tableau de bord ;
- Participer à l´inventaire
avec Onsite Asset.
- Apporter un appui aux experts
nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives.