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Expert.e en administration et gestion financière (H/F) - CDD - Expirée


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Le Poste

A.     Domaine de responsabilité

Le gouvernement allemand à travers le Ministère Fédéral Allemand de la Coopération économique et du Développement s’est engagé à soutenir les initiatives durables des entreprises privées. L’instrument de cet engagement est le programme develoPPP.

 

L’une des composantes du programme fait partie de l’Initiative Spéciale Formation et Emploi. L’objectif de cette initiative est de créer, en coopération avec les entreprises, des emplois et formations de qualité dans ses huit pays partenaires actuels, dont la Côte d’Ivoire. Elle est, entre autres, mise en œuvre par la GIZ.

C’est dans ce cadre que le bureau de la GIZ en Côte d’Ivoire recrute un.e expert.e en administration et gestion financière.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

B.     Attributions

1.    Gestion financière 

  • Préparer avec le chef de projet le budget prévisionnel du/des projet.s (annuel, trimestriel et mensuel)
  • Gérer les budgets et les appels de fonds
  • Superviser le suivi des dépenses au regard des budgets et préparer mensuellement l’analyse des dépenses (contrôle du budget)
  • Piloter et surveiller mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ;
  • Assumer la responsabilité de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse, les comptes bancaires, le traitement et la saisie des justificatifs, autres ;
  • Procéder à des contrôles sans préavis des livres de caisse et de banque ;
  • Vérifier les demandes de retrait de fonds de fonctionnement avant validation ;
  • Aider à la gestion des dettes et des créances ;
  • Vérifier les décomptes de frais de voyage des collaborateurs/collaboratrices avant la présentation pour signature au supérieur hiérarchique ;
  • Assurer une coordination efficace avec les responsables des finances du bureau pays GIZ et les responsables de finances du programme global en Allemagne ;
  • Fournir des conseils concernant les affaires financières liées aux projets ;
  • Procéder au contrôle interne selon le manuel de la GIZ relatif au contrôle interne ;
  • Suivi financier des contrats et achats (Obligos et Coûts dans SAP et fichier de suivi interne) ;
  • Assurer le suivi de la trésorerie du programme (Contrôle du FIMO) ;
  • Diriger la gestion des accréditifs et aider à remettre aux projets les fonds qui leur sont alloués
  • Appui aux missions d’audit et de contrôles internes (IK – Fiche de contrôle C) ;
  • Assurer le suivi des fiches de contrôles A et le suivi des fiches d´erreurs mensuelles.
  • Contribuer à la gestion des connaissances par la diffusion et la documentation des savoirs, des expériences et des acquis

2.    Gestion comptable

·         Exécuter les tâches de comptabilité à l’aide du logiciel de comptabilité WINPACCS et préparer les clôtures journalières / mensuelles et les états de rapprochement bancaire 

·         Superviser et vérifier la comptabilité du/des projet.s ;

·         Tenir le livre de banque du/des projet.s conformément aux règles de la GIZ ;

·         Préparer tous les paiements par la banque (chèque, virement bancaire en ligne, etc.)

·         Vérifier la totalité des justificatifs (banque et caisse) avant validation par le chef de projet pour transmission au bureau pays ;

·         Assurer la vérification de factures (achats, contrats, financements) avant paiement et en attester l´exactitude ;

·         Vérifier que les justificatifs/reçus sont complets et que l’imputation aux unités de gestion/catégories de charges est correcte ; au besoin procéder aux corrections nécessaires ;

·         Assurer le suivi mensuel consolidé des créances et dettes du programme à l´aide de SAP et du tableau de suivi interne du programme ;

·         Assurer la vérification préliminaire des décomptes de mission à transmettre au bureau pays pour traitement ;

·         Procéder aux contrôles de caisse avant la clôture mensuelle ;

·         Superviser le.la chargé.e de dossiers administratifs et comptables ;

·         Mettre en œuvre les recommandations faites par le comptable du bureau pays ;

·         Rendre compte immédiatement au chef de projet de tout problème lié à la comptabilité et au respect des règles ;

·         Rendre compte immédiatement de tout problème lié à l’administration financière et au respect des règles ;

·         Superviser le classement des documents comptables conformément aux règles de la GIZ ;

·         Assurer le suivi et l’actualisation des données de base dans le cloud de WINPACCS

3.    Gestion administrative

  • Préparer et gérer les demandes d’appels d’offres et de passation de contrats de services, l’achat de matériels, fourniture de bureau et équipements ;
  • Participer au processus de passation de marché au niveau du programme (ouverture et analyse d´offres) ;
  • Se concerter avec le bureau pays GIZ sur la forme de la mise à disposition des prestations ;
  • Superviser le classement et l’archivage de documents dans des dossiers papier et/ou DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
  • Assurer le suivi mensuel des entretiens, des consommations en carburant et des carnets des bord des véhicules ;
  • Assurer le suivi des contrats et achats à l’aide d´un tableau de bord ;
  • Participer à l´inventaire avec Onsite Asset.
  • Apporter un appui aux experts nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives.

Profil du Candidat

C. Qualifications, compétences et expérience requises
Qualification : 

Bac +4/5 (Maîtrise/Master/DESS/MBA) dans le domaine de la comptabilité, finance, gestion ou administration des entreprises ou tout autre domaine similaire.

Expérience professionnelle : 
Au moins 5 ans d'expérience professionnelle à un poste similaire 
Expérience professionnelle dans des institutions de coopération au développement serait un atout.
Connaissances et compétences requises :

Excellente connaissance des programmes de comptabilité assistée par ordinateur (Cashbook, SAP, etc.)
Excellente connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information ainsi que des applications du Pack Office (Word, Excel, Outlook, MS Teams, autres)
Traitement confidentiel des données et informations
Capacité à travailler de façon autonome, à respecter les délais, à prendre des initiatives
Capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel
Capacité de résolution des problèmes 
Excellente capacité de communication orale et écrite en français ; Bonne connaissance de l’anglais à l’écrit et à l’oral

Le Dépôt de Candidature, la Phase de Sélection, les Evaluations et l'Embauche sont TOTALEMENT GRATUITS pour le candidat
Critères Client
Niveau d'Etudes : Bac+4
Années d'Expérience : 3-5 an(s)
Informatique : Word - Excel - PowerPoint
Langues : Anglais - Français
Secteur d'Activité : Organisations internationales

Autres Informations

Filiale RMO :   RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre : #684641
Secteur d'Activité : Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction : Expert.e en administration et gestion financière
Type de Contrat : CDD
Localisation : Abidjan  -    Côte d'Ivoire
Rémunération : Salaire fixe
Postes Disponibles : 1 poste(s)