Le Poste
L’objectif global est d’assister l’équipe du secrétariat exécutif du
programme dans l’archivage des
dossiers de demande d’appui des entreprises au Secrétariat Exécutif du programme. Sous l’autorité du Secrétaire Exécutif et la supervision
du Responsable des opérations, le/la titulaire du poste assure les fonctions
d’Archiviste du Secrétariat Exécutif du programme. De façon spécifique, il/elle
est chargé (e) :
·
d’établir
un plan de classement des archives ;
·
de
recenser et d’élaborer des outils d'archivage ;
·
d’établir
un tableau de gestion des archives ;
·
d’assister
les différents services dans la gestion des documents ;
·
d’assurer
la réception des ouvrages par dons, achats ou échanges ;
·
d’enregistrer
les ouvrages et de procéder à leur indexation, estampillage et catalogage ;
·
d’assurer
la réception des archives en provenance des autres bureaux et services ;
·
de
confectionner des dossiers des réunions ;
·
d’assurer
la réception, la conservation et la sécurité des dossiers des institutions,
organisations et comités de toutes natures ;
·
de
tenir un répertoire des documents traités en vue d’une recherche ultérieure ;
·
de
gérer une base de données pour l’enregistrement et la recherche des références
de documents ;
·
d’assurer
la gestion des documents d’archives ainsi que des ouvrages (rapports et
publications internes) ;
·
de
sensibiliser le personnel en vue d’une utilisation efficiente du système mis en
place;
de mettre en place des systèmes de rangements des documents et si possible une gestion électronique