Mission principale

Administration

-Assurer un accueil de qualité en veillant à la prise en charge des visiteurs

-Organiser les réunions, préparer, rédiger et mettre à jour les correspondances, saisir et distribuer les documents nécessaires à la tenue de la réunion ;

-Réceptionner et enregistrer les courriers Arrivés et assurer le suivi de leur traitement ;

-Préparer les correspondances et enregistrer les courriers Départs ;

-Tenir et mettre à jour les listes et adresses officielles utilisées dans le cadre des activités des Projets ;

-Appuyer dans la gestion du personnel prestataire de service et la gestion des travaux de bureau

-Traduire les documents

-Faire le classement et archivage physique, électronique des dossiers sur SharePoint

-Onbording : Appuyer les nouveaux membres de l’équipe dans leur orientation, en leur fournissant l’accompagnement et toute la documentation nécessaire ;

-Coordonner les déplacements avec le chauffeur, gérer le planning des sorties ;

-Elaborer et mettre à jour du tableau de bord véhicule (calcul des coûts/projet) ;

-Effectuer toute autre tâche administrative qui lui sera confiée 

Comptabilité

-Etablir les formulaires de dépense en appui à la comptabilité

-Appuyer le traitement comptable des transactions sur le logiciel de gestion comptable du projet

-Assurer en coordination avec le responsable Administratif et Financier, la gestion de stock des équipements, effets et fournitures 

-Assurer en coordination avec le responsable Administratif et Financier, l’approvisionnement en fournitures de bureau, Eau, produits de nettoyage et de pulvérisation 

-Faire l’inventaire trimestrielle et annuelle des équipements et fournitures de bureau 

-Faire le scanne et l’archivage électronique de toutes les pièces comptables sur SharePoint projet/mois

Programme

-Charger de l’organisation des événements (Atelier/ Formation/ …)

-Etablissement des Ordre de mission

-Appuyer les gestionnaires de projet dans le processus de passation de marché (élaboration des tdr, lancement et réception des offres, Fiche récapitulatif des dépouillement, renseignement du canevas de passation de marché …)

-Elaborer des Bon d’achat, et Bon de commandes

-Appuyer les gestionnaires de projet sur la rédaction des rapports narratifs annuels et mi-parcours.

Votre profil :  

-Avoir Bac+3 minimum en Administration, gestion finance comptabilité Audit ou autre formation similaire.

Expériences : 

-Avoir au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle en qualité d’assistante administrative ; Une expérience d’au moins 2 ans dans une ONG internationale 

COMPETENCES ET APTITUDES

-Justifier d’une solide maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point)

-Avoir le sens de l’organisation et une capacité à travailler sous pression ;

-Avoir une rigueur, une autonomie, beaucoup d’initiative professionnelle ;

-Avoir un sens des relations humaines et du travail en équipe.

Pour postuler, visitez notre site www.rmo-jobcenter.com en déposant votre CV au plus tard le 15 avril 2022.