Le Poste
RMO Mali recrute pour une société spécialisée évoluant dans la promotion des produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques un Gestionnaire Moyen Généraux H/F
Mission principales :
Le Responsable/ Gestionnaire des Moyens généraux assure l'entretien, la sécurité et le maintien en fonctionnement des équipements, du matériel, des infrastructures et des bâtiments de la société. Pour ce faire, il planifie et supervise la maintenance des équipements et des locaux, encadre les équipes intervenantes et gère les services généraux (entretien des bâtiments, gestion des systèmes d'incendie, des droits d'accès etc.). Ainsi, il assure l'organisation et l'optimisation de la mise à disposition des moyens et des services tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des biens et des personnes.
Responsabilités :
Ø Proposer et faire valider par la Direction Générale les orientations en matière de gestion des services des moyens généraux et de la logistique ;
Ø Piloter et mettre en œuvre la politique de gestion des services des moyens généraux et de la logistique ;
Ø Procéder à la gestion des Achats non marchands et des consommables (fournitures de bureau, fournitures techniques, emballages, équipements : mobiliers de bureaux, chambre froide, armoires de climatisation, split, groupe électrogène…) ;
Ø Mettre en place un système de gestion du Parc automobile et des engins roulants (Achats de véhicules, chariots, élévateurs, gerbeurs, transpalettes…) /Faire le suivi du parc automobile et du matériel roulant (suivi administratif, révision, entretien, réparation, fournitures automobiles et pneumatiques …)
Ø Gérer les prestataires, les fournisseurs et les consultants (gestion de la base fournisseur(s) et prestataire(s), gestion et suivi des contrats de prestation de services, évaluation et mise à jour de la base de données fournisseurs et prestataires, la gestion des appels d’offres, la rédaction des cahiers de charge ;
Ø Gérer le patrimoine immobilier (élaboration du budget, entretien et maintenance des bâtiments, agencement des installations et aménagement des bureaux, suivi des travaux de réparations…) ;
Ø Coordonner les travaux d'installation, d'aménagement et de maintenance des locaux ;
Ø Gérer les immobilisations (inventaire des immobilisations, mise à jour des étiquetages, gestions des déplacements inter-agences du matériel, les cessions d’immobilisation et la mise en place des inventaires physiques périodiques, la réconciliation physico-comptable des immobilisations …) ;
Ø Collecter, compiler, analyser, faire des projections des besoins de frais généraux et des investissements du siège et des agences (Pour les multisites) ;
Ø Suivre le budget des frais généraux et des investissements, identifier et alerter pour toute dépense en dépassement budgétaire ou hors budget, les faire autoriser par les personnes habitées selon la procédure des achats en vigueur ;
Ø Définir les orientations techniques et financières optimales des programmes de maintenance des équipements et matériels ;
Ø Suivre et faire l’inventaire des fournitures de bureau, fournitures d’emballages, fournitures informatiques et des mobiliers de bureau ;
Ø Gérer les aspects de QHSE suivants : Nettoyage des locaux, dératisation désinsectisation désinfection ;
Ø Piloter les activités de sécurité suivantes en relation avec les structures idoines : Les systèmes de détection incendie, le contrôle des accès au sein de/des établissement(s), le gardiennage, le système de télésurveillance, les contrôles réglementaires, les signalétiques ;
Ø S’assurer du respect des consignes de sécurité relatifs aux espaces de stationnement
Ø Mettre en œuvre les moyens de contrôle afin de garantir la sécurité des personnes et la sûreté des biens ;
Ø Mettre en place les indicateurs de performance et le système de reporting de l’activité des Moyens Généraux ;
Ø Participer au bon fonctionnement de l'organisme et veiller à la qualité des interventions réalisées par les prestataires extérieurs ;
Ø Participer aux réunions de lancement, de suivi et de fin de chantier
Ø Participer à l'amélioration des installations dans le choix des matériaux ;
Ø Assurer l'organisation et la mise en œuvre logistique d'évènements internes et externes ;
Ø Assurer le suivi opérationnel des interventions des prestataires
Ø Participer à la maintenance et à l'entretien des équipements du bâtiment ;
Ø Elaborer les normes et procédures applicables aux Services des Moyens Généraux.
Ø Appliquer et faire respecter les normes et procédures en vigueur ;
Ø Procéder à la Rédaction des cahiers de charge et des contrats de prestations
Ø Procéder à l’évaluation de la compétence technique des prestataires, de leur choix et gestion des négociation
Ø Gérer son équipe au quotidien (congés, évaluation, entretiens)
Ø Réaliser une veille métier ;
