Le Poste
Le/ la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
- Assure la gestion
financière prévisionnelle, supervision et comptabilité du projet conformément
aux procédures standard de la GIZ ;
- Contrôle, pilote et
assure la fourniture de prestations économiquement rentable de la part de
ses subordonnés ;
- Gestion et suivi de tous
les contrats y inclus de toutes les procédures d’achats
- Classement des documents
administratives et financiers du projet conformément aux règles de
classement de la GIZ ;
§ Entrées
et sorties d’argent de la banque ;
- Appui aux experts nationaux et internationaux dans leurs fonctions administratives
1. Gestion
Financière
- Préparer avec le chef de
projet le budget prévisionnel du programme (annuel, trimestriel et
mensuel) ;
- Diriger la gestion des
budgets et appels de fonds ;
§ Superviser
le suivi des dépenses au regard du budget et préparer mensuellement
l’analyse des dépenses (contrôle du budget) ;
- Piloter et surveiller
mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ;
- Assumer la responsabilité
de la gestion financière, comprenant par exemple les prélèvements de
fonds, la tenue du livre de caisse, les comptes bancaires, le traitement
et la saisie des justificatifs, autres ;
§ Vérifier
que les justificatifs/reçus remis par les projets sont complets et que
l’imputation aux unités de gestion/catégories de charges est correcte, et
procède aux corrections nécessaires ;
- Procéder à des contrôles
sans préavis des livres de caisse et de banque ;
- Vérifier les demandes de
retrait de fonds de fonctionnement avant validation ;
- Aider à la gestion des
dettes et des créances ;
§ Vérifier
les décomptes de frais de voyage des collaborateurs/collaboratrices avant la
présentation pour signature au supérieur hiérarchique ;
- Assurer une coordination
efficace avec les responsables des finances du bureau pays GIZ et la
responsable de finances du programme global en Allemagne ;
- Fournir des conseils
concernant les affaires financières liées aux projets ;
- Procéder au contrôle
interne selon le manuel de la GIZ relatif au contrôle interne ;
- Suivi financier des
contrats et achats (Obligos et Coûts dans SAP et fichier de suivi interne) ;
- Assurer le suivi de la
trésorerie du programme (Contrôle du FIMO) ;
- Assurer les appels de
fonds du programme auprès du bureau (PFMA) ;
- Appui aux missions
d’audit et de contrôles internes (IK – Fiche de contrôle C) ;
- Assurer le suivi des fiches de contrôles A et le suivi des fiches d´erreurs mensuelles
2. Gestion
administrative
- Préparer
et gérer les demandes d’appels d’offres et de passation de contrats de
services, l’achat de matériels, fourniture de bureau et équipements ;
- Participer
au processus de passation de marché au niveau du programme (ouverture et
analyse d´offres) ;
- Se
concerter avec le bureau pays GIZ sur la forme de la mise à disposition
des prestations ;
- Gérer
et superviser le classement et archivage de documents dans des dossiers
papier et/ou DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;
- Assurer
le suivi mensuel des entretiens, des consommations en carburant et des
carnets des bord des véhicules ;
- Assurer
le suivi des contrats et achats à l´aide d´un tableau de bord ;
- Participer à l´inventaire avec Onsite Asset
3. Gestion
comptable
- Superviser et vérifier à
la comptabilité de projet ;
§ Tenir
le livre de banque du projet conformément aux règles de la GIZ ;
§ Préparer
tous les paiements par la banque (chèque, virement bancaire en ligne, etc.)
§ Effectuer
toutes les fins de mois le rapprochement bancaire ;
§ Vérifier
la totalité des justificatifs (banque et caisse) avant validation par le chef
de projet pour transmission au bureau pays ;
§ Être
responsable de la vérification de factures (achats, contrats, financements)
avant paiement et en atteste l´exactitude ;
§ Assurer
le suivi mensuel consolidé des créances et dettes du programme à l´aide de SAP
et du tableau de suivi interne du programme ;
§ Assurer
la vérification préliminaire des décomptes de mission à transmettre au bureau
pays pour traitement ;
§ Procéder
aux contrôles de caisse avant la clôture mensuelle ;
§ Coordonner
et appuyer l’assistant administratif ;
§ Assurer
l´implémentation des recommandations faites par le comptable du bureau pays ;
§ Rendre
compte immédiatement au chef de projet de tous les problèmes liés à la
comptabilité et au respect des règles ;
§ Rendre
compte immédiatement de tous les problèmes liés à l’administration financière
et au respect des règles ;