Le Poste
Missions :
Le/La titulaire du poste est responsable
des activités suivantes :
- Effectuer les achats d’équipements et
fournitures en fonction des besoins de l’antenne San Pedro et conformément aux
règles de la GIZ ;
- Préparer les
demandes d’achats, demandes de contrat et toute autre demande d’appui auprès de
la coordination à Abidjan et effectuer leur suivi ;
- Exécuter
quotidiennement les services logistiques, le bureau, les équipements
et le parc de véhicules de l’antenne de San Pedro;
- Assurer une bonne communication avec le bureau de la GIZ et les projets à Abidjan
En outre, vous aurez en charge :
1. La Gestion des achats
et contrats
-
Effectue
les achats de l’antenne San Pedro conformément aux procédures de la GIZ et aux
règlements de signatures ;
-
Tient
les classeurs d’achat, transmets les originaux destinés à la coordination à
Abidjan (le cas échéant) et contribue à un classement conforme et cohérent des
projets ;
-
Prépare
les demandes d’achats destinés au traitement par la coordination à Abidjan ;
-
Effectue
la vérification de la liste de sanction ;
-
Assure
la commande et la gestion des fournitures de bureau de San Pedro et établit un
rapport mensuel de l’utilisation de ces fournitures de bureau pour chaque
projet ;
-
Réceptionne
les dossiers d’établissement des contrats et les traites en fonction du montant
conformément aux procédures de la GIZ et aux règlements de signatures ;
-
Traite
les dossiers de remise, cession, vente, du matériel d’inventaire en
collaboration avec les RAF des projets ;
- Appuie l’administration dans la réception et vérification des pièces comptables et rapports des subventions et contrats de financement de bénéficiaires situés dans la zone d’intervention de l’antenne San Pedro avant transmission aux administrations CIV et Pro2GRN à Abidjan ;
2.
La logistique des
activités et du bureau
-
Appuie
les missions vers/à San Pedro en organisant l’accueil des collègues et
visiteurs à l’aéroport, leur déplacement pendant leur mission et les
réservations d’hôtel ;
-
Organise
la logistique des ateliers à San Pedro sur la base des demandes des
collaborateurs et des budgets validés ;
-
Suit
la programmation des salles, l’entretien et les réparations nécessaires des
équipements (groupes, clims, copieurs, ordinateurs et système d’électricité) ;
-
Établit
les ordres de mission en fonction de la disponibilité des chauffeurs et des
véhicules ;
-
Assure
la gestion et le suivi des véhicules du parc auto de San Pedro (entretien et
réparation des véhicules) et s’assure du bon fonctionnement des véhicules, des
révisions et réparations nécessaires, des demandes de recharges de carburant ;
-
Vérifie
les carnets de bord des véhicules de l’antenne San Pedro avant transmission à
la hiérarchie, effectue le classement des souches conformément aux instructions
;
-
Établit
la facturation des kilomètres de tiers sur la base des carnets de bord et
assure l’inscription des numéros Winpaccs dans les carnets de bord concernés ;
-
Vérifie
mensuellement le carnet de bord du groupe électrogène ;
-
Suit
l’exécution du contrat de bail de San Pedro et assurer la gestion du bâtiment,
la programmation des salles et l’entretien des équipements (groupes, clims,
copieurs, ordinateurs et système d’électricité) et leurs réparations
nécessaires en collaboration avec le propriétaire OIPR ;
- Optimise les ressources administratives et logistiques pour les activités du projet ;
3. L’Administration générale
-
Appuie
à la préparation des contrôles internes et audits de l’antenne San Pedro ;
-
Appuie
à la collecte les données et actualise le suivi des données pour le CSH ;
-
Tient
l’inventaire du Pro2GRN dans le logiciel GIZ Onsite conformément aux procédures
-
Assure
la conformité de l’inventaire physique des projets CIV, ProPFR et CATCh dans
l’antenne San Pedro avec l’inventaire Onsite géré par la coordination à Abidjan
(détails, étiquettes, classement) ;
- Constitue et actualise le fichier d’adresse des contacts (fournisseurs, consultant.e.s, prestataires, partenaires et autres) du bureau de San Pedro.
4. La gestion d’autres tâches
-
Assume
d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction de son supérieur
-
Informe
le/la responsable hiérarchique de l’exécution des activités et de toutes les
difficultés rencontrées pendant l’exécution de ses activités et échange sur des
options d’amélioration ;
-
Échange
régulièrement avec les RAFs des projets
respectifs et les alertes de tout problème lié à l’administration de San Pedro
et au respect des règles ;
-
Assure
la ventilation des informations données par la coordination à toute l’équipe du
programme.