Le Poste
le Poste
L'objectif de ce poste est de fournir un soutien administratif aux opérations de la société en Afrique de l'Ouest, d’assurer la liaison avec le siège et de l'appuyer, selon les besoins et les directives.
Permis et conformité
Maintenir un registre des permis d’exploration, de leurs statuts, de leurs historiques, de leurs taxes, de leurs conformités
Faire la demande d’exonération pour chaque permis de recherche et maintenir à jour toutes les exonérations afin qu’elles puissent être fournies aux fournisseurs en fonction du besoin.
Administration & Ressources Humaines
Fournir un soutien administratif général aux opérations africaines (projets d’exploration minière au Burkina Faso d’investisseurs canado-australiens comprenant 3 filiales et 1 accords de joint-venture): suivi du portefeuille des permis d’exploration, de la mise à jour des documents statutaires, des contrats et baux, des exonérations fiscales, des assurances (santé, véhicule, habitation)
Organiser la logistique pour les programmes d'exploration basés sur le site : achats, transport, hébergement et restauration
Assurer la veille informationnelle et sécuritaire à travers la communication à la direction de toutes les informations de sécurité émises par les médias et / ou les ambassades basées à Ouagadougou.
Personne-ressource pays : effectuer la liaison avec le siège, superviser le reporting au groupe
Fournir un soutien aux programmes et actions de RSE avec les communautés
Communication : Représenter et coordonner les événements miniers nationaux (salon, networking, rencontres sectorielles), relations de presse
Secrétariat général
Gestion du parc automobile (10 véhicules): supervision de leur maintenance, renouvellement des carte jaune, visite technique et assurance
Gérer administrativement le personnel, la paie,
Veiller au respect du code du travail et du règlement intérieur de l’entreprise (respect des horaires, tenue vestimentaire...).
Assurer et suivre l’ensemble des process de gestion des temps (absentéisme, présentéisme des salariés), gérer les incidences et les mesures disciplinaires.
Préparer tous les documents réglementaires liés à la gestion du personnel : établir les contrats de travail, avenants, soldes de tout compte, assurer les affiliations aux diverses caisses.
Tenir à jour les dossiers administratifs de chaque salarié.
Effectuer la paie des salaires et cotisations sociales.
Superviser le personnel de soutien (mis à disposition par un cabinet externalisé), à Ouagadougou - chauffeurs, agent de sécurité, agent de liaison, jardinier mais également le personnel permanent (20), le personnel temporaire (10-30) et journalier (20-150) mobilisés sur les permis de recherche dans un contexte international et multiculturel
Comptabilité & Trésorerie
Gérer les dépenses : commande, réception, approbation et codage des factures des fournisseurs.
S’assurer que toutes les demandes de remboursement de dépenses sont exactes, que tous les reçus sont comptabilisés et que chaque entrée a été attribuée au bon code de coût.
Préparer les budgets et des appels de fonds au siège social
Assurer le suivi de la comptabilité et du reporting financier
Effectuer le rapprochement de toutes les avances d’argent perçues (dans le cadre de déplacement / voyage) par le personnel avec les reçus réceptionnés
Traiter les dépenses des expatriés selon les demandes de remboursement de dépenses et s'assurer qu'elles sont payées à temps
Organiser et superviser le dépôt des bilans financier des différentes sociétés
Payer les factures des fournisseurs
Payer les salaires des employés
Payer tous les impôts
Effectuer le suivi et le paiement des taxes minières, tous les paiements associés aux permis de recherche : octrois de permis, renouvellements des permis, exonérations, vérifications, rescrits, relations avec l’administration fiscale
Gérer la caisse bureau avec un rapprochement réalisé sur une base hebdomadaire.
Être en lien avec le conseiller des comptes sociétés pour toute opération bancaire, gérer le dialogue avec les différents signataires, gérer l’accès aux services bancaires en ligne, les frais
Suivre toute liaison avec les autorités fiscales (exemptions, audits, administration..)