Le Poste
Nous recherchons pour une ONG œuvrant dans le marketing
social, un Assistant Administratif h/f. Vous aurez comme mission principale :
l’accueil physique et téléphonique, la gestion des moyens généraux et aussi la
coordination/gestion des déplacements des collaborateurs/la gestion de la caisse et des remises de chèques.
Profil du Candidat
Vos missions :
Responsable de l’accueil physique et téléphonique :
- Accueil et orientation des visiteurs dans le
bâtiment dans le respect des règles sanitaires en vigueur
- Transfert les appels téléphoniques et
assure le suivi des messages par email aux concernés
- Assure la gestion du registre des courriers
entrants et sortants et s’assure que le chauffeur relève régulièrement la boite
postale.
- Point focal des services de coursiers
- Gestion du stock des consommables bureaux
Responsable des moyens généraux du bureau :
- Supervise le fonctionnement du bureau :
Achats consommables (selon liste définie avec son line manager), papeteries,
intervenants techniques / fournisseurs, centraliser les demandes individuelles
pour validation á son line Manager
- S’assure de l’entretien des locaux, appareils
et autres
Responsable du bon déroulement des évènements organisés :
- Contrôle les listes de participants
- Coordonne avec la femme de ménage,
l’installation des salles (eau, café, marqueurs)
- Commande et réceptionne les pauses /
déjeuners et tient à jour le listing des prestataires fiables
Responsable de l’organisation des voyages pour l’équipe
nationale et internationale (après transfert des demandes par l’Assistante de
Direction pour l’équipe régionale) :
- Point focal de l’agence de voyage pour la
réservation et l’achat des billets et transferts
- S’assure de la validation du N+1 (mail
formel ou document signé) avant toute commande
- Contrôle les factures reçues de l’agence
(transferts, avions, hôtels) avant transmission à la comptabilité
- Mise à jour d’une liste des hôtels de la
sous-région en collaboration avec les assistances administratives des différents
pays
- S’assure de la conformité administrative
des documents de voyage et organise les démarches nécessaires (validité
passeport, visa, test covid etc.)
- En charge des demandes de visa et procédure
de suivi en cours
Centralise les demandes d’achats et renseigne les bons de
commandes :
- Prépare le bon de commande pour validation
- Transfère le bon de commande validé au
demandeur
S’assure du suivi et de la remise des chèques du
fournisseur :
- Tenue du registre et décharge du fournisseur
- Alerte le fournisseur de la disponibilité
du chèque
- Faire remonter au RAF les chèques non
retirés
- S’assure de la traçabilité de la remise du
chèque (si le retirant n’est pas bénéficiaire du chèque)
Tient les caisses du bureau (dépenses et encaissements) :
- Tenue des livres de caisses
- Inventaire quotidien de la caisse
- Sécurisation du cash suivant les procédures
internes
- Préparation des remises en banque (sous
supervision RAF)
Autres
responsabilités :
- Participer activement aux évènements et
activités organisés par l’entreprise
- Être responsable du matériel qui est confié
pour l’exécution de ses responsabilités
- Faire remonter à son Manager tous les
dysfonctionnements ou dégradations constatés
Toute
autre tâche à la demande du management cette liste est non exhaustive !
Profil et compétence
Formation et expérience :
- Bac+2 minimum en gestion
administrative
-
2 à 3 ans d’expérience minimum dans une fonction
similaire
Compétences requises :
- Parfaite maitrise des outils bureautiques
(Excel, Word, etc.)
Au-delà des compétences, c'est votre personnalité qui fera
la différence !
Aptitudes professionnelles souhaitées :
- Fiabilité
-
Aisance relationnel
- Discrétion
-
Dynamisme
-
Organisation et rigueur
-
Esprit d’initiative
- Réactivité et autonomie
-
Résistance au stress
- Sens de l’écoute et de la communication
- Capacité à prioriser
- Capacité d’adaptation
- Capacité d’anticipation