Le Poste

Nous recherchons pour une ONG œuvrant dans le marketing social, un Assistant Administratif h/f. Vous aurez comme mission principale : l’accueil physique et téléphonique, la gestion des moyens généraux et aussi la coordination/gestion des déplacements des collaborateurs/la gestion de la caisse et des remises de chèques.

Profil du Candidat

Vos missions :

Responsable de l’accueil physique et téléphonique :

• Accueil et orientation des visiteurs dans le bâtiment dans le respect des règles sanitaires en vigueur
• Transfert les appels téléphoniques et assure le suivi des messages par email aux concernés
• Assure la gestion du registre des courriers entrants et sortants et s’assure que le chauffeur relève régulièrement la boite postale.
• Point focal des services de coursiers
• Gestion du stock des consommables bureaux

Responsable des moyens généraux du bureau :

• Supervise le fonctionnement du bureau : Achats consommables (selon liste définie avec son line manager), papeteries, intervenants techniques / fournisseurs, centraliser les demandes individuelles pour validation á son line Manager
• S’assure de l’entretien des locaux, appareils et autres

Responsable du bon déroulement des évènements organisés :

• Contrôle les listes de participants
• Coordonne avec la femme de ménage, l’installation des salles (eau, café, marqueurs)
• Commande et réceptionne les pauses / déjeuners et tient à jour le listing des prestataires fiables

Responsable de l’organisation des voyages pour l’équipe nationale et internationale (après transfert des demandes par l’Assistante de Direction pour l’équipe régionale) :

• Point focal de l’agence de voyage pour la réservation et l’achat des billets et transferts
• S’assure de la validation du N+1 (mail formel ou document signé) avant toute commande
• Contrôle les factures reçues de l’agence (transferts, avions, hôtels) avant transmission à la comptabilité
• Mise à jour d’une liste des hôtels de la sous-région en collaboration avec les assistances administratives des différents pays
• S’assure de la conformité administrative des documents de voyage et organise les démarches nécessaires (validité passeport, visa, test covid etc.)
• En charge des demandes de visa et procédure de suivi en cours

Centralise les demandes d’achats et renseigne les bons de commandes :

• Prépare le bon de commande pour validation
• Transfère le bon de commande validé au demandeur

S’assure du suivi et de la remise des chèques du fournisseur :

• Tenue du registre et décharge du fournisseur
• Alerte le fournisseur de la disponibilité du chèque
• Faire remonter au RAF les chèques non retirés
• S’assure de la traçabilité de la remise du chèque (si le retirant n’est pas bénéficiaire du chèque)

Tient les caisses du bureau (dépenses et encaissements) :

• Tenue des livres de caisses
• Inventaire quotidien de la caisse
• Sécurisation du cash suivant les procédures internes
• Préparation des remises en banque (sous supervision RAF)

 Autres responsabilités :

• Participer activement aux évènements et activités organisés par l’entreprise
• Être responsable du matériel qui est confié pour l’exécution de ses responsabilités
• Faire remonter à son Manager tous les dysfonctionnements ou dégradations constatés