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Assistant(e) Administratif(e) (H/F) - CDD - Expirée


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Le Poste

Nous recherchons pour une ONG œuvrant dans le marketing social, un Assistant Administratif h/f. Vous aurez comme mission principale : l’accueil physique et téléphonique, la gestion des moyens généraux et aussi la coordination/gestion des déplacements des collaborateurs/la gestion de la caisse et des remises de chèques.

Profil du Candidat

Vos missions :

Responsable de l’accueil physique et téléphonique :

  • Accueil et orientation des visiteurs dans le bâtiment dans le respect des règles sanitaires en vigueur
  • Transfert les appels téléphoniques et assure le suivi des messages par email aux concernés
  • Assure la gestion du registre des courriers entrants et sortants et s’assure que le chauffeur relève régulièrement la boite postale.
  • Point focal des services de coursiers
  • Gestion du stock des consommables bureaux

Responsable des moyens généraux du bureau :

  • Supervise le fonctionnement du bureau : Achats consommables (selon liste définie avec son line manager), papeteries, intervenants techniques / fournisseurs, centraliser les demandes individuelles pour validation á son line Manager
  • S’assure de l’entretien des locaux, appareils et autres

Responsable du bon déroulement des évènements organisés :

  • Contrôle les listes de participants
  • Coordonne avec la femme de ménage, l’installation des salles (eau, café, marqueurs)
  • Commande et réceptionne les pauses / déjeuners et tient à jour le listing des prestataires fiables

Responsable de l’organisation des voyages pour l’équipe nationale et internationale (après transfert des demandes par l’Assistante de Direction pour l’équipe régionale) :

  • Point focal de l’agence de voyage pour la réservation et l’achat des billets et transferts
  • S’assure de la validation du N+1 (mail formel ou document signé) avant toute commande
  • Contrôle les factures reçues de l’agence (transferts, avions, hôtels) avant transmission à la comptabilité
  • Mise à jour d’une liste des hôtels de la sous-région en collaboration avec les assistances administratives des différents pays
  • S’assure de la conformité administrative des documents de voyage et organise les démarches nécessaires (validité passeport, visa, test covid etc.)
  • En charge des demandes de visa et procédure de suivi en cours

Centralise les demandes d’achats et renseigne les bons de commandes :

  • Prépare le bon de commande pour validation
  • Transfère le bon de commande validé au demandeur

S’assure du suivi et de la remise des chèques du fournisseur :

  • Tenue du registre et décharge du fournisseur
  • Alerte le fournisseur de la disponibilité du chèque
  • Faire remonter au RAF les chèques non retirés
  • S’assure de la traçabilité de la remise du chèque (si le retirant n’est pas bénéficiaire du chèque)

Tient les caisses du bureau (dépenses et encaissements) :

  • Tenue des livres de caisses
  • Inventaire quotidien de la caisse
  • Sécurisation du cash suivant les procédures internes
  • Préparation des remises en banque (sous supervision RAF)

 Autres responsabilités :

  • Participer activement aux évènements et activités organisés par l’entreprise
  • Être responsable du matériel qui est confié pour l’exécution de ses responsabilités
  • Faire remonter à son Manager tous les dysfonctionnements ou dégradations constatés
Toute autre tâche à la demande du management cette liste est non exhaustive !

Profil et compétence

Formation et expérience :

  •  Bac+2 minimum en gestion administrative
  •   2 à 3 ans d’expérience minimum dans une fonction similaire

Compétences requises :

  • Parfaite maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, etc.)

Au-delà des compétences, c'est votre personnalité qui fera la différence !

Aptitudes professionnelles souhaitées :

  • Fiabilité
  • Aisance relationnel
  • Discrétion
  • Dynamisme
  • Organisation et rigueur
  • Esprit d’initiative
  • Réactivité et autonomie
  • Résistance au stress
  • Sens de l’écoute et de la communication
  • Capacité à prioriser
  • Capacité d’adaptation
  •  Capacité d’anticipation