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Assistant logistique (H/F) - CDD - Réception candidature  -  expire le 30/11/2021


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Le Poste

Missions :

Le/La titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

- Effectuer les achats d’équipements et fournitures en fonction des besoins de l’antenne San Pedro et conformément aux règles de la GIZ ;

- Préparer les demandes d’achats, demandes de contrat et toute autre demande d’appui auprès de la coordination à Abidjan et effectuer leur suivi ;

- Exécuter quotidiennement les services logistiques, le bureau, les équipements et le parc de véhicules de l’antenne de San Pedro;

- Assurer une bonne communication avec le bureau de la GIZ et les projets à Abidjan 

En outre, vous aurez en charge :

1.   La Gestion des achats et contrats

-       Effectue les achats de l’antenne San Pedro conformément aux procédures de la GIZ et aux règlements de signatures ;

-       Tient les classeurs d’achat, transmets les originaux destinés à la coordination à Abidjan (le cas échéant) et contribue à un classement conforme et cohérent des projets ;

-       Prépare les demandes d’achats destinés au traitement par la coordination à Abidjan ;

-       Effectue la vérification de la liste de sanction ;

-       Assure la commande et la gestion des fournitures de bureau de San Pedro et établit un rapport mensuel de l’utilisation de ces fournitures de bureau pour chaque projet ;

-       Réceptionne les dossiers d’établissement des contrats et les traites en fonction du montant conformément aux procédures de la GIZ et aux règlements de signatures ;

-       Traite les dossiers de remise, cession, vente, du matériel d’inventaire en collaboration avec les RAF des projets ;

-       Appuie l’administration dans la réception et vérification des pièces comptables et rapports des subventions et contrats de financement de bénéficiaires situés dans la zone d’intervention de l’antenne San Pedro avant transmission aux administrations CIV et Pro2GRN à Abidjan ;

2.   La logistique des activités et du bureau

-       Appuie les missions vers/à San Pedro en organisant l’accueil des collègues et visiteurs à l’aéroport, leur déplacement pendant leur mission et les réservations d’hôtel ;

-       Organise la logistique des ateliers à San Pedro sur la base des demandes des collaborateurs et des budgets validés ;

-       Suit la programmation des salles, l’entretien et les réparations nécessaires des équipements (groupes, clims, copieurs, ordinateurs et système d’électricité) ;

-       Établit les ordres de mission en fonction de la disponibilité des chauffeurs et des véhicules ;

-       Assure la gestion et le suivi des véhicules du parc auto de San Pedro (entretien et réparation des véhicules) et s’assure du bon fonctionnement des véhicules, des révisions et réparations nécessaires, des demandes de recharges de carburant ;

-       Vérifie les carnets de bord des véhicules de l’antenne San Pedro avant transmission à la hiérarchie, effectue le classement des souches conformément aux instructions ;

-       Établit la facturation des kilomètres de tiers sur la base des carnets de bord et assure l’inscription des numéros Winpaccs dans les carnets de bord concernés ;

-       Vérifie mensuellement le carnet de bord du groupe électrogène ;

-       Suit l’exécution du contrat de bail de San Pedro et assurer la gestion du bâtiment, la programmation des salles et l’entretien des équipements (groupes, clims, copieurs, ordinateurs et système d’électricité) et leurs réparations nécessaires en collaboration avec le propriétaire OIPR ;

-       Optimise les ressources administratives et logistiques pour les activités du projet ;

3.   L’Administration générale

-       Appuie à la préparation des contrôles internes et audits de l’antenne San Pedro ;

-       Appuie à la collecte les données et actualise le suivi des données pour le CSH ;

-       Tient l’inventaire du Pro2GRN dans le logiciel GIZ Onsite conformément aux procédures

-       Assure la conformité de l’inventaire physique des projets CIV, ProPFR et CATCh dans l’antenne San Pedro avec l’inventaire Onsite géré par la coordination à Abidjan (détails, étiquettes, classement) ;

-       Constitue et actualise le fichier d’adresse des contacts (fournisseurs, consultant.e.s, prestataires, partenaires et autres) du bureau de San Pedro.

4.   La gestion d’autres tâches

-       Assume d’autres activités et tâches ou y participe sur instruction de son supérieur

-       Informe le/la responsable hiérarchique de l’exécution des activités et de toutes les difficultés rencontrées pendant l’exécution de ses activités et échange sur des options d’amélioration ;

-       Échange  régulièrement avec les RAFs des projets respectifs et les alertes de tout problème lié à l’administration de San Pedro et au respect des règles ;

-       Assure la ventilation des informations données par la coordination à toute l’équipe du programme.


Profil du Candidat

Titulaire d’un niveau minimum BAC+2 ou diplôme similaire en logistique, comptabilité, sciences de gestion ou similaire, vous justifiez d’une d’expérience professionnelle de deux (2) années minimum à un poste similaire. Il/elle devra avoir une très bonne connaissance de la langue française et une bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que le téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Word, MS Excel, MS Outlook). De plus, vous devrez avoir de bonnes capacités d’organisation et de planification du travail, la rigueur, disponibilité, courtoisie, discrétion, ainsi que l’intégrité. Il est souhaitable d’avoir une expérience dans une ONG internationale ou agence de développement, des connaissances en comptabilité, et des connaissances basiques en anglais.

Enfin, il est impératif pour ce poste d’être proactif, dynamique, autonome à déterminer et exécuter des tâches pertinentes du projet, et la capacité à résoudre les problèmes.

Le Dépôt de Candidature, la Phase de Sélection, les Evaluations et l'Embauche sont TOTALEMENT GRATUITS pour le candidat
Critères Client
Niveau d'Etudes : Bac+2
Années d'Expérience : 3-5 an(s)
Informatique : Word - Excel - Outlook
Langues : Anglais - Français
Secteur d'Activité : Organisations internationales

Autres Informations

Filiale RMO :   RMO Côte d'Ivoire
N° de l'Offre : #171925
Secteur d'Activité : Organisation Internationale / Association / ONG
Fonction : Assistant logistique
Type de Contrat : CDD
Localisation : San Pedro  -    Côte d'Ivoire
Rémunération : Salaire fixe + possibilités variables
Postes Disponibles : 1 poste(s)