Le Poste
RMO Mali recrute un Assistant de Direction H/F.
Mission
du Poste :
Assister le Directeur Général afin
d'optimiser la gestion de son activité, organiser et coordonner la réception,
le traitement et la circulation de l’information, des documents et des
communications téléphoniques liés à son domaine d’activité.
Activités principales :
Organisation de l’agenda du Directeur
Général
·
Gérer
l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général et contrôler les
échéances (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, etc.
·
Organiser
les déplacements professionnels du DG ainsi que ses congés à l’étranger
·
Réceptionner
et filtrer les appels téléphoniques.
·
Accueillir
physiquement les rendez-vous.
·
Préparer
et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions,
conseil d’administration, déplacements, interventions orales, séminaires,
salons professionnels, conférences téléphoniques…).
·
Préparer
et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation,
rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
·
Assurer
en amont la préparation et le suivi des dossiers
·
Organiser
les visites internes et externes du DG
Assistance Administrative
·
Rédiger
et soumettre les projets de note, de lettre ou de courriers
·
Veiller
à la qualité des courriers sortants
·
Suivre
certains dossiers qui sont confiés et alerter les échéances
·
Saisir
à l’ordinateur le rapport de réunion hebdomadaire du Codir et assurer
l’archivage numérique
Gestion, suivi et archivage des notes,
courriers et documentation
·
Centraliser
et traiter tous les courriers, dossiers, documents entrants et sortants et
assurer le dispatching
·
Organiser
le classement et l’archivage physique et numériques des documents
·
Suivre
la circulation des parapheurs
·
Organiser
et suivre les activités du coursier
Communication
·
Rédiger
des supports de communication sur tous les événements qui se passent dans l’entreprise
(articles, images, correspondances, reporting)
·
Assurer
la rédaction du journal interne
·
Structurer
et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents
provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux
services concernés à partir des consignes de son dirigeant).
·
Assurer
la rédaction du journal interne
·
Répondre
aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
·
Faire
la revue des journaux et diffuser aux membres du CODIR
Suivi
de l’évolution du cout de la vie
·
Collecter
les informations du marché sur denrées de premières nécessités
·
Organiser,
alimenter, mettre à jour des bases de données relatives au coût de la vie,
Activités annexes
·
Animer
les activités OHSE
·
Centraliser
les déclarations NM et suivre le traitement
·
Centraliser
les checklists mensuelles et suivre les traitements
·
Assurer
l’audit annuel du parc auto et moto
·
Assurer
le reporting mensuel des NM et du NFR
·
Faire
la déclaration des incidents et des accidents