Le Poste

RMO Mali recrute un Assistant de Direction H/F.

Mission du Poste :

Assister le Directeur Général afin d'optimiser la gestion de son activité, organiser et coordonner la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés à son domaine d’activité.

Activités principales :

Organisation de l’agenda du Directeur Général

·         Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général et contrôler les échéances (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, etc.

·         Organiser les déplacements professionnels du DG ainsi que ses congés à l’étranger

·         Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.

·         Accueillir physiquement les rendez-vous.

·         Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, conseil d’administration, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…).

·         Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

·         Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers

·         Organiser les visites internes et externes du DG

Assistance Administrative

·         Rédiger et soumettre les projets de note, de lettre ou de courriers

·         Veiller à la qualité des courriers sortants

·         Suivre certains dossiers qui sont confiés et alerter les échéances

·         Saisir à l’ordinateur le rapport de réunion hebdomadaire du Codir et assurer l’archivage numérique

Gestion, suivi et archivage des notes, courriers et documentation

·         Centraliser et traiter tous les courriers, dossiers, documents entrants et sortants et assurer le dispatching

·         Organiser le classement et l’archivage physique et numériques des documents

·         Suivre la circulation des parapheurs

·         Organiser et suivre les activités du coursier

Communication

·         Rédiger des supports de communication sur tous les événements qui se passent dans l’entreprise (articles, images, correspondances, reporting)

·         Assurer la rédaction du journal interne

·         Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant).

·         Assurer la rédaction du journal interne

·         Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur

·         Faire la revue des journaux et diffuser aux membres du CODIR

Suivi de l’évolution du cout de la vie

·         Collecter les informations du marché sur denrées de premières nécessités

·         Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives au coût de la vie,

Activités annexes

·         Animer les activités OHSE

·         Centraliser les déclarations NM et suivre le traitement

·         Centraliser les checklists mensuelles et suivre les traitements

·         Assurer l’audit annuel du parc auto et moto

·         Assurer le reporting mensuel des NM et du NFR

·         Faire la déclaration des incidents et des accidents 

Profil du Candidat

Votre profil 

Formation souhaitée

·         Avoir un niveau de formation Bac+2/3 en en secrétariat, Comptabilité, Finances, et tout autre diplôme équivalent.

Expériences nécessaires

·         Avoir un minimum de 4 ans dans un poste de secrétariat de direction

Compétences :

·         Bilingue en Français et Anglais

·         Bonne capacité à travailler de manière autonome

·         Bonne capacité à communiquer à l’écrit et à l’oral en français

·         Bonne  organisation et rigueur d’exécution des tâches confiées dans les temps impartis.

·         Bonne communication orale et écrite

·         Autonome, sens de l’initiative

·         Esprit ouvert sur sa mission et sur l’évolution de l’entreprise

Qualités Personnelles :

·         Rigueur, méthode,

·         Sens de l’organisation et de l’anticipation et de la gestion du temps,

·         Dynamisme et efficacité,

·         Disponibilité,

·         Qualités relationnelles, sens de l’accueil et de la représentation de l’entreprise,

·         Discrétion,

·         Goût du travail en équipe et du reporting,

·         Polyvalence

EXIGENCES SPECIFIQUES –

·         Discrétion professionnelle et confidentialité - Maîtrise de l’outil informatique, - Disponibilité

·         Technicité : Bonne connaissance de Word, Excel, PowerPoint

Pour postuler, visitez notre site www.rmo-jobcenter.com en déposant votre CV au plus tard le 10 juillet 2023.

Autres Informations

Filiale RMO :	RMO Mali
N° de l'Offre :	#309721
Secteur d'Activité :	Communication / Marketing / Relations publiques / Publicité
Fonction :	Assistant(e) de Direction
Type de Contrat :	Autre
Localisation :	Bamako- kati  -    Mali
Rémunération :	Salaire fixe
Postes Disponibles :	1 poste(s)