Le Poste
RMO MALI
RMO Mali recrute pour une grande entreprise de la place un ASSISTANT DE DIRECTION (H/F)
Missions
· Veiller quotidiennement à la qualité des relations et des communications internes et externes, et au suivi rigoureux des diverses activités de l’entreprise.
· Faire preuve d’un grand enthousiasme et d’un goût prononcé pour l’efficacité, le respect des règles et la rigueur dans les taches au quotidien.
Principales Taches :
Assister le quotidien de l’Administrateur Général pour un suivi efficace des activités
· Préparer les réunions internes de l’administrateur : invitations, préparation de la salle, impression des supports papier, préparation et envoi d’un compte rendu, etc…
· Suivre et mettre à jour de manière quotidienne, le tableau de bord de suivis détaillé des locations automobiles, effectuer les relances pour les impayés, veiller au bon paiement des fournisseurs et clients, contrôler mensuellement l’état des véhicules, assurer la bonne tenue du calendrier des entretiens, remonter les alertes si nécessaire
· Suivre et mettre à jour de manière quotidienne, le tableau de bord de suivis détaillé des locations immobilières, effectuer les relances pour les impayés, veiller au bon paiement des fournisseurs et clients, faciliter la relation avec les propriétaires et avec les locataires, remonter les alertes si nécessaire
· Suivre et mettre à jour de manière quotidienne, le tableau de bord de suivis détaillé de la flotte de taxis, effectuer les relances pour les impayés, gérer la relation avec les superviseurs terrain, remonter les alertes si nécessaire
· Présenter l’état global de l’ensemble des acticités et remonter les alertes hebdomadaires sur chacune des activités ci-dessus.
Prendre en charge les relations extérieures pour l’Administrateur Général
· Accueillir les visiteurs dans le respect des normes, du protocole et des règles de sécurité
· Prendre en charge et annoncer les personnes avec rendez-vous
· Gérer les prises de rendez-vous externes pour l’Administrateur Général et ses gérants : envoi des invitations électroniques ou courrier papier, relances et rappels, comptes rendus, liste des actions validées, et organisation logistique de la rencontre si nécessaire
· Réceptionner et traiter les appels téléphoniques entrants : orienter les requêtes et les interlocuteurs
· Gérer les courriers sortants : rédaction, référencement, et conservation de tous les courriers émis par l’Administrateur et ses gérants
· Réceptionner et traiter les courriers entrants : Réception, enregistrement, traitement, classement et archivage des courriers