Le Poste
A. Domaine de responsabilité
1) Processus administratifs divers dans le domaine des achats/approvisionnement
2) Appui à la Gestion des Achats locaux
3) Appui à la Gestion des Contrats locaux
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributs suivants :
B. Attributions
Tâches principales
Assurer la conduite correcte des processus d’acquisition de biens en conformité avec les règles et procédures en vigueur ;
Elaborer les bons de commandes et assurer la fourniture du bien, la réception par le demandeur et la réception de la liasse comptable par la comptabilité
Assurer l’archivage électronique et physique de tous les dossiers d’acquisition de biens.
Elaborer les termes de références pour les activités d’évènementiel et appuyer l’expert Achats et Contrats dans le processus de passation de marché et de contractualisation.
Appuyer dans le suivi des créances et Obligos, et à la tenue du dossier de suivi des créances et obligos ;
Assurer l’intérim du Junior expert Achat Contrat en cas d’absence
1- Gestion Achats/approvisionnements
Le/la titulaire du poste :
conformément aux règles de la GIZ apporte son appui aux achats d’équipements sur place, à la mise en concurrence et à l’exécution des commandes ;
assure la maintenance des données relatives aux approvisionnements et aux appels d’offres ;
aide à la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations ;
aide au transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination ;
documente et classe les commandes closes en bonne et due forme dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.
2- Gestion des Achats locaux
Le/la titulaire du poste :
Assiste dans la préparation des demandes d´achats au niveau du projet et aux études de marché le cas échéant ;
Assiste dans le suivi des achats/ tenue de tableau de bord ;
Assiste dans le processus de mise en concurrence ;
Assiste dans le classement physique et électronique des documents d’achats ;
Aide à la vérification de factures et autres justificatifs comptables.
3- Gestion des Contrats Locaux
Assiste dans la préparation des demandes de contrat au niveau du projet et procédures connexes ;
Aide au suivi des Contrats locaux et Subventions locales ;
Appuie les conseillers techniques dans la préparation des subventions locales ;
Appuie en amont dans la vérification des dossiers de demande de contrats ;
Participe à la documentation des factures de consultants parvenues au bureau ;
Aide à la vérification de factures et autres justificatifs comptables ;