Le Poste
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
1. Réception et secrétariat
A cet effet, il/elle est chargé(e) de :
- Répondre au téléphone, traiter reprendre ou transférer les
appels et les messages,
- Enregistrer, documenter et organise régulièrement le
courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets
et messages à délivrer personnellement)
- Maintenir l´annuaire téléphonique du projet,
- Maintenir la cascade téléphonique du projet,
- Assurer les remises de chèques aux prestataires
externes contre décharge,
- assurer l'accueil des visiteurs et visiteuses, attitude polie et
prévenante,
- Assurer une bonne communication et transmission de
l’information au sein du projet et avec le Bureau,
- Photocopier et numériser les documents en fonction des
besoins,
- Aider à la mise en place et à l’entretien d’un système
de rangement et de classement des dossiers pour le projet, traite les
informations de manière confidentielle et intègre, en particulier dans les
domaines des ressources humaines et des finances,
- Prendre des dispositions pour se faire remplacer en cas
d’absence,
- Soutenir la préparation de programmes de visite, gère
le planning des déplacements, organise le transport des
visiteurs/visiteuses ,
- Participer aux réunions (d’équipe/ateliers internes et
externes) leur documentation,
- Faire la préparation de correspondances pour le Chef de projet
et le RAF (Responsable Administratif et Financier.
- Assurer le traitement de textes et des tableurs sous MS Office
- Apporter son appui à l´organisation des réunions et séminaires.
2. Logistique
vous serez chargé de :
- la Gestion des courses des Chauffeurs avec l´appui de EAF
(expert en Administration et Finances),
- Assurer l'appui à la gestion logistique du bâtiment
(réparations, entretiens, aménagements) en collaboration avec l´expert en
Administration et Finances,
- Faire le contrôle des Carnets de Bords de véhicules et
consommations en collaboration avec EAF,
- Assurer la gestion des réservations de Salle,
- Faire le suivi du groupe électrogène,
- Effectuer le suivi des recharges et mises à disposition des Flybox
Internet,
- Assurer l'Organisation Administrative des Missions des
Collaborateurs du Projet en collaboration avec les AAC (Assistants
Administratifs et Comptables).