Le/La titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

-       Préparer les contrats du projet en fonction des règles de la GIZ ;

-       Assurer un suivi rapproché des demandes de contrat au niveau du Bureau GIZ d’Abidjan ;

-       Appuyer dans le suivi des contrats de subvention et de financement ;

-       Appuyer dans le suivi administratif général et le tâches de contrôle interne du projet.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

A.    Attributions

1.     Etablissement des contrats du projet

-       Traiter les demandes de contrats soumis au projet (prestataires, événementiel, etc.) ;

-       Appuyer à la mise en concurrence conformément aux règles de la GIZ ;

-       Préparer les documents contractuels avec rigueur et exactitude ;

-       Faire le suivi des signatures et de la distribution des documents originaux ;

-       Effectuer le suivi de la clôture du contrat avec les points focaux techniques et la comptabilité ;

-       Tenir un classement physique et digital conformément aux règles de la GIZ ;

-       Actualiser l’outil de suivi digital ;

-       Actualiser la liste des consultants.

2.     Suivi des contrats établis par les Bureaux GIZ

-       Préparer les demandes de contrats à soumettre au(x) Bureaux GIZ (prestataires, événementiel, etc.) ;

-       Assurer le suivi de la communication avec le service contrats des Bureaux GIZ au sujet de la préparation du contrat, la contractualisation avec le prestataire et la clôture du contrat ;

-       Assurer le suivi de la facturation et la remise des produits/rapports en collaboration avec l’équipe technique supervisant l’activité ;

-       Actualiser l’outil de suivi digital ;

-       Tenir un classement physique et digital conformément aux règles de la GIZ ;

3.     Appui aux contrats de financements et subventions locales

-       Traiter les demandes de subventions soumises au projet ;

-       Préparer les documents contractuels avec rigueur et exactitude, ainsi que faire le suivi des signatures et de la distribution des documents originaux ;

-       Pour les subventions d’une valeur élevée et les contrats de financement locaux, préparer les demandes de contrat à soumettre au(x) Bureaux GIZ ;

-       Appuyer dans la vérification des rapports financiers et les pièces comptables ;

-       Effectuer le suivi de la clôture du contrat avec les points focaux techniques et la comptabilité ;

-       Appuyer le.la gestionnaire financier.ère sénior (RAF) dans la formation des bénéficiaires et la ventilation des informations ;

-       Appuyer le.la gestionnaire financier.ère sénior (RAF) dans le suivi et la vérification des contrats de financements internationaux.

-       Tenir un classement physique et digital conformément aux règles de la GIZ ;

4.     Appui au suivi administratif et contrôle interne

-       Appuyer le.la gestionnaire financier.ère sénior (RAF) dans les tâches de suivi administratif et comptable ;

-       Effectuer un suivi bimestriel documenté des dettes et des créances avec la comptable ;

-       Effectuer un suivi bimestriel de la situation de rapportage de l’achat de carburant, la consommation de carburant etc.

-       Vérifier trimestriellement l’état de classement des achats et de la logistique avec le.la chargé.e de dossiers administratifs (assistant.e logistique) ;

-       Vérifier trimestriellement l’inventaire et le stock avec le.la chargé.e de dossiers administratifs (assistant.e logistique) ;

-       Vérifier régulièrement l’état du classement OneDrive et DMS conformément aux règles de la GIZ ;

-       Appuyer pendant les missions d’audit et de contrôles internes.

5.     Autres tâches

-       Rendre compte immédiatement à la responsable administrative et financière de tous les problèmes liés aux contrats, l’administration et au respect des règles ;

-       Suppléer le.la gestionnaire financier.ère sénior (RAF) dans des tâches administratives si besoin ;

-       Assurer d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique.

 Qualifications, compétences et expérience requises

Qualifications et expériences

• BAC+4 en sciences de gestion, économie, droit, comptabilité, finances ;
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration avec au moins 2 ans d’expérience dans un poste de catégorie similaire ;
• Expérience dans une ONG internationale ou agence de développement vivement souhaité ;
• Expérience en gestion de contrats, connaissances juridiques serait un atout ;

Connaissances/compétences

·         Maîtrise des outils informatiques, en particulier MS Word, MS Excel, MS Outlook, MS Teams, OneDrive ;

·         Bonne capacité rédactionnelle et haut degré de rigueur dans la rédaction de documents et la communication en français ;

·         Excellentes capacités d’organisation et de planification du travail, disponibilité, courtoisie, discrétion et intégrité ;

·         Proactivité, dynamisme, esprit communicatif, autonomie à déterminer et exécuter des tâches pertinentes du projet, capacité à résoudre les problèmes.

·         Connaissances en anglais seraient un atout.