Le Poste
Le/La titulaire du
poste est responsable des activités suivantes :
-
Préparer
les contrats du projet en fonction des règles de la GIZ ;
-
Assurer
un suivi rapproché des demandes de contrat au niveau du Bureau GIZ
d’Abidjan ;
-
Appuyer
dans le suivi des contrats de subvention et de financement ;
-
Appuyer
dans le suivi administratif général et le tâches de contrôle interne du projet.
Dans ce
cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
A.
Attributions
1.
Etablissement des contrats du projet
-
Traiter
les demandes de contrats soumis au projet (prestataires, événementiel,
etc.) ;
-
Appuyer
à la mise en concurrence conformément aux règles de la GIZ ;
-
Préparer
les documents contractuels avec rigueur et exactitude ;
-
Faire
le suivi des signatures et de la distribution des documents originaux ;
-
Effectuer
le suivi de la clôture du contrat avec les points focaux techniques et la
comptabilité ;
-
Tenir
un classement physique et digital conformément aux règles de la GIZ ;
-
Actualiser
l’outil de suivi digital ;
-
Actualiser
la liste des consultants.
2.
Suivi des contrats
établis par les Bureaux GIZ
-
Préparer
les demandes de contrats à soumettre au(x) Bureaux GIZ (prestataires,
événementiel, etc.) ;
-
Assurer
le suivi de la communication avec le service contrats des Bureaux GIZ au
sujet de la préparation du contrat, la contractualisation avec le prestataire
et la clôture du contrat ;
-
Assurer
le suivi de la facturation et la remise des produits/rapports en collaboration
avec l’équipe technique supervisant l’activité ;
-
Actualiser
l’outil de suivi digital ;
-
Tenir
un classement physique et digital conformément aux règles de la GIZ ;
3. Appui aux contrats de financements et subventions locales
-
Traiter
les demandes de subventions soumises au projet ;
-
Préparer
les documents contractuels avec rigueur et exactitude, ainsi que faire le suivi
des signatures et de la distribution des documents originaux ;
-
Pour
les subventions d’une valeur élevée et les contrats de financement locaux, préparer
les demandes de contrat à soumettre au(x) Bureaux GIZ ;
-
Appuyer
dans la vérification des rapports financiers et les pièces comptables ;
-
Effectuer
le suivi de la clôture du contrat avec les points focaux techniques et la comptabilité ;
-
Appuyer
le.la gestionnaire financier.ère sénior (RAF) dans la formation des
bénéficiaires et la ventilation des informations ;
-
Appuyer
le.la gestionnaire financier.ère sénior (RAF) dans le suivi et la vérification
des contrats de financements internationaux.
-
Tenir
un classement physique et digital conformément aux règles de la GIZ ;
4. Appui au suivi administratif et contrôle interne
- Appuyer le.la gestionnaire financier.ère sénior (RAF)
dans les tâches de suivi administratif
et comptable ;
- Effectuer
un suivi bimestriel documenté des dettes et des créances avec la
comptable ;
- Effectuer
un suivi bimestriel de la situation de rapportage de l’achat de carburant, la
consommation de carburant etc.
- Vérifier
trimestriellement l’état de classement des achats et de la logistique avec
le.la chargé.e de dossiers administratifs (assistant.e logistique) ;
- Vérifier
trimestriellement l’inventaire et le stock avec le.la chargé.e de dossiers
administratifs (assistant.e logistique) ;
- Vérifier
régulièrement l’état du classement OneDrive et DMS conformément aux règles de
la GIZ ;
- Appuyer
pendant les missions d’audit et de contrôles internes.
5. Autres tâches
-
Rendre
compte immédiatement à la responsable administrative et financière de tous les
problèmes liés aux contrats, l’administration et au respect des règles ;
-
Suppléer
le.la gestionnaire financier.ère sénior (RAF) dans des tâches administratives
si besoin ;
-
Assurer
d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur hiérarchique.